Procès-Verbal d'Assemblée Générale : Guide Complet (2024)

L’assemblée générale (AG) des copropriétaires est un moment clé de la vie en copropriété. Lors de cette réunion, les décisions concernant l'immeuble sont prises collectivement. Mais comment garder une trace de ces décisions ? C’est là qu’intervient le fameux procès-verbal (PV). Ce document, souvent perçu comme un simple compte rendu, joue pourtant un rôle juridique crucial.

En effet, le procès-verbal formalise les décisions prises par les copropriétaires et garantit leur opposabilité. Il constitue un véritable outil de communication et de transparence pour tous les habitants de l’immeuble. Mais pour qu’il soit valide, certaines règles strictes doivent être respectées. Alors, que contient-il ? Qui est responsable de sa rédaction ? Et surtout, que se passe-t-il en cas d’erreur ou d’oubli ? Suivez le guide pour tout comprendre !

Le conseil du Captain : Gardez à l’esprit que le PV est la seule preuve officielle des décisions prises en AG. Ne le prenez jamais à la légère !

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires

Que doit contenir le Procès-verbal de l'AG des copropriétaires ?
Le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale des copropriétaires est un document officiel, dont le contenu est strictement encadré par la loi, notamment par les articles 17 et suivants de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et le décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Chaque détail inscrit dans ce PV est crucial pour garantir la transparence des décisions et leur opposabilité aux tiers. Voici les éléments essentiels qu’il doit comporter :

1. Identification des participants et des mandataires

Pourquoi ? : Cette information permet de connaître les copropriétaires ayant participé à la réunion et ceux qui étaient absents ou représentés. Elle est essentielle pour vérifier la légitimité des votes.

Le PV doit mentionner :

Les noms des copropriétaires présents.
Les noms des copropriétaires représentés, accompagnés de l’identité de leurs mandataires (personnes ayant voté en leur nom).
La liste des copropriétaires absents, pour garantir la transparence.

📌 Référence légale : Décret n° 67-223, article 14.

Le conseil du Captain : Gardez les feuilles de présence annexées au PV pour prévenir toute contestation sur la régularité de l’assemblée.

2. L’ordre du jour et les points discutés

Pourquoi ? : L’ordre du jour fixe les limites des débats. Seules les décisions concernant des sujets explicitement mentionnés peuvent être votées et inscrites au PV.

Pour chaque point :

Une description claire et précise de la question mise au vote.
La décision adoptée ou rejetée.
Une mention des éventuelles propositions ou amendements.

📌 Référence légale : Loi n° 65-557, article 11 (nécessité de respecter l’ordre du jour).

Le conseil du Captain : Si un sujet hors ordre du jour est abordé, il ne peut donner lieu à une décision opposable. Inscrivez-le néanmoins dans le PV comme point de discussion.

3. Résultats des votes et majorités obtenues

Pourquoi ? : La loi exige que chaque décision soit adoptée selon des majorités spécifiques (article 24 à 26 de la loi de 1965). Le PV doit démontrer que ces règles ont été respectées.

Pour chaque décision votée :

Les résultats détaillés : nombre de voix pour, contre et abstentions.
Le calcul des quotes-parts exprimées en tantièmes, pour vérifier le respect des majorités (majorité simple, absolue, ou unanimité selon les cas).

📌 Référence légale : Loi n° 65-557, article 25 (majorité absolue) et article 24 (majorité simple).

Le conseil du Captain : Vérifiez toujours que le total des tantièmes correspond bien à 100 % des voix exprimées pour éviter des recours juridiques.

4. Contestations ou réserves exprimées

Pourquoi ? : Toute contestation soulevée lors de l’assemblée doit figurer au PV pour protéger les droits des copropriétaires opposants et éviter des annulations ultérieures.

Le PV doit mentionner :

Les oppositions formelles exprimées par certains copropriétaires.
Les réserves éventuelles émises par des participants.
Les arguments avancés, même succinctement.

📌 Référence légale : Décret n° 67-223, article 17-1.

Le conseil du Captain : Prenez ces remarques au sérieux : elles pourraient servir de base à une action en annulation des décisions prises lors de l’AG.

5. Signature et approbation

Pourquoi ? : Le PV doit être signé pour authentifier son contenu et valider son opposabilité.

La signature incombe :

Au président de l’assemblée (généralement désigné en début de réunion).
Éventuellement, à un ou plusieurs scrutateurs (désignés parmi les copropriétaires présents).

📌 Référence légale : Décret n° 67-223, article 17.

Le conseil du Captain : Faites signer le PV immédiatement après la réunion pour éviter des contestations sur son contenu ultérieurement.

6. Annexes obligatoires

Pourquoi ? : Certaines pièces sont indispensables pour appuyer les décisions prises en AG et pour assurer leur opposabilité.

Les annexes peuvent inclure :

La feuille de présence des copropriétaires.
Les pouvoirs donnés par les copropriétaires absents.
Les documents relatifs à l’ordre du jour (devis, plans, etc.).

📌 Référence légale : Décret n° 67-223, article 14.

Le conseil du Captain : Conservez toujours les originaux de ces documents dans les archives de la copropriété pour une durée minimale de 10 ans.

Qui est responsable de la rédaction du procès-verbal ?

La rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires incombe principalement au syndic de copropriété. Toutefois, dans certaines situations, les copropriétaires eux-mêmes peuvent prendre en main cette responsabilité, en particulier dans les copropriétés autogérées. Regardons cela de plus près.

Le rôle principal du syndic

Dans les copropriétés disposant d’un syndic professionnel ou bénévole, c’est ce dernier qui est généralement chargé de la rédaction du procès-verbal. Ce rôle est défini par le décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 17.

Le syndic doit veiller à ce que :

Le PV soit rédigé de manière claire et exhaustive.
Toutes les mentions légales obligatoires soient respectées.
Le document soit transmis dans le délai légal d’un mois suivant l’assemblée (article 42 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).

📌 Attention : Le syndic est responsable de toute erreur ou omission dans le PV. Une rédaction imprécise pourrait engager sa responsabilité civile et entraîner l’annulation des décisions prises lors de l’assemblée.

Le conseil du Captain : Si vous remarquez une anomalie dans le PV rédigé par le syndic, signalez-la immédiatement par lettre recommandée.

L’autogestion : quand les copropriétaires prennent les rênes

De nombreuses copropriétés choisissent de se passer de syndic professionnel et optent pour une gestion autonome, notamment dans les petites copropriétés. Dans ce cas, les copropriétaires sont directement responsables de la rédaction du procès-verbal.

Cette démarche implique :

De désigner un président de séance, qui supervisera les débats.
De choisir un ou plusieurs copropriétaires pour rédiger le PV (souvent parmi ceux présents à l’assemblée).
De veiller au respect des mentions légales obligatoires, comme pour un syndic professionnel.

Avantages de l’autogestion :

Une réduction des coûts liés à la gestion de l’immeuble.
Un contrôle direct sur les documents, y compris le PV, par les copropriétaires eux-mêmes.

📌 Référence légale : Article 17 de la loi du 10 juillet 1965 autorise l’autogestion en l’absence de syndic, tant que les copropriétaires respectent les règles de la copropriété.

Le conseil du Captain : Si vous gérez votre copropriété vous-même, formez-vous sur les obligations légales pour éviter des erreurs coûteuses. Captain Legal propose des outils pratiques pour faciliter vos démarches !

Et si le syndic est défaillant ou absent ?

En cas d’absence ou de carence du syndic (par exemple, fin de mandat non renouvelée), les copropriétaires doivent prendre les choses en main. Conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, ils peuvent :

Organiser une assemblée générale exceptionnelle.
Désigner un administrateur provisoire par voie judiciaire, si nécessaire.

Dans ce cas, le président de séance (souvent élu parmi les copropriétaires) devra rédiger et signer le procès-verbal, avec l’aide éventuelle d’un secrétaire de séance.

Le conseil du Captain : Ne laissez jamais la rédaction du PV traîner après une AG. C’est un document clé pour la validité des décisions prises.

Que se passe-t-il en cas d’erreur ou d’oubli dans le procès-verbal ?

Le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires étant un document juridique clé, toute erreur ou omission peut avoir des conséquences graves. Cela peut entraîner des contestions, des annulations de décisions, voire engager la responsabilité du syndic ou des copropriétaires rédacteurs. Passons en revue les différents cas de figure.

1. Les erreurs mineures : peu d’impact, mais à corriger

Certaines erreurs, comme des fautes d’orthographe ou des imprécisions non substantielles, n’affectent pas la validité des décisions prises en assemblée. Toutefois, elles doivent être corrigées pour éviter des contestations ultérieures.

Exemple d’erreurs mineures :

Une faute dans le nom d’un copropriétaire.
Une confusion sur une date sans impact sur le respect des délais légaux.

Solution :
Le syndic ou le rédacteur du PV peut procéder à une correction sans convoquer une nouvelle AG, en s’assurant que les copropriétaires en sont informés (souvent par voie de rectification jointe à l’envoi du PV).

📌 Référence légale : Une erreur mineure n’entache pas la validité du PV si elle n’altère pas la compréhension des décisions (jurisprudence constante).

Le conseil du Captain : Même pour des erreurs mineures, procédez rapidement à une rectification pour éviter que cela ne devienne un prétexte à litige.

2. Les omissions ou erreurs substantielles : risque d’annulation

Une erreur ou un oubli portant sur un élément essentiel (vote, décision, majorité obtenue) peut rendre le PV juridiquement invalide. Cela peut entraîner :

L’annulation des décisions prises lors de l’AG, sur demande de copropriétaires opposants ou absents.
Un contentieux devant le tribunal judiciaire, qui est compétent en matière de copropriété.

Exemples d’erreurs substantielles :

Absence de mention des résultats d’un vote.
Oubli d’un point essentiel de l’ordre du jour dans le PV.
Indication incorrecte des majorités obtenues pour une décision (exemple : adoption d’une résolution à la majorité simple alors qu’elle exigeait l’unanimité).

📌 Référence légale : Article 42 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 permet à tout copropriétaire d’intenter une action en nullité d’une décision dans un délai de deux mois à compter de la notification du PV.

Le conseil du Captain : Vérifiez systématiquement les décisions inscrites dans le PV, notamment les majorités requises (articles 24 à 26 de la loi de 1965). Une simple erreur de calcul peut tout faire basculer.

PV d'assemblée générale des copropriétaires

PDF et Word

Créer un PV d'AG de copropriétaires

3. Absence ou retard dans la transmission du PV : faute grave du syndic

Le procès-verbal doit être transmis à tous les copropriétaires dans le mois suivant l’AG (article 42 de la loi de 1965). Si ce délai n’est pas respecté ou si le PV n’est pas transmis :

Les copropriétaires absents sont privés de leur droit de contester les décisions dans le délai légal de deux mois.
La responsabilité civile et professionnelle du syndic peut être engagée.

Conséquences possibles :

Une demande de dommages-intérêts par les copropriétaires lésés.
La révocation du syndic pour faute grave.

Solution :
Un syndic défaillant peut être remplacé lors d’une assemblée extraordinaire ou par décision de justice.

Le conseil du Captain : Si vous ne recevez pas le PV dans les délais, adressez immédiatement une mise en demeure au syndic. En l’absence de réaction, saisissez le tribunal.

4. Les recours possibles en cas d’erreur ou d’oubli

Les copropriétaires qui s’estiment lésés peuvent engager des recours pour rectifier ou contester les erreurs du PV. Voici les options principales :

Saisir le tribunal judiciaire pour annuler les décisions
- Motif : non-respect des règles légales de rédaction ou transmission.
- Délai : deux mois à compter de la notification du PV.
Demander une rectification amiable
- Adressez une lettre recommandée au syndic ou au rédacteur.
- Une nouvelle AG peut être convoquée pour valider les corrections si elles sont substantielles.

📌 Référence légale : Articles 42 et suivants de la loi de 1965 pour les contestations des décisions d’AG.

Le conseil du Captain : Privilégiez une solution amiable pour éviter des procédures longues et coûteuses. Mais ne laissez jamais passer le délai de deux mois pour agir en justice.

La conclusion du Captain : le procès-verbal, un pilier de la copropriété

L’assemblée générale est le lieu où se prennent les décisions les plus importantes pour la copropriété. Le procès-verbal qui en découle constitue la mémoire officielle de ces échanges et engagements collectifs. Sa rédaction et son contenu sont strictement encadrés par la loi afin de garantir la transparence et l’opposabilité des décisions à tous les copropriétaires, qu’ils soient présents, absents ou représentés.

Pour être valable, le PV doit contenir tous les éléments essentiels prévus par la législation : identification des participants, résultats des votes, respect des majorités et éventuelles contestations. Une erreur ou un oubli peut engendrer des conséquences importantes, telles que des annulations de décisions ou des litiges devant le tribunal judiciaire. La vigilance lors de sa rédaction est donc primordiale, que vous soyez syndic professionnel, bénévole, ou copropriétaire en gestion autonome.

En cas de doute ou de problème, ne restez pas sans agir. Le PV est un document engageant, et toute irrégularité peut être source de préjudices. Pensez à consulter un professionnel ou à utiliser des outils juridiques fiables pour sécuriser vos démarches. Avec les bons réflexes et un peu d’organisation, vous pouvez garantir la solidité juridique de votre copropriété. Le Captain veille à ce que vous soyez bien armés pour faire face à toutes les situations !

Tout savoir sur le procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires